专家分享Mailbox技巧：优化邮箱管理提升工作效率的实用指南

（根据36氪发布的文章内容整理） 专家分享Mailbox技巧：优化邮箱管理提升工作效率的实用指南** 开始：

别再让邮箱变成压力源了,邮件管理专家指出，混乱的收件箱会直接导致焦虑和效率低下，以下是一些非常实用的技巧，可以帮助你重新掌控你的邮箱。

把收件箱当作中转站，而不是仓库。 这是最核心的理念，很多人的误区是把所有邮件都留在收件箱里，认为那是待办列表，专家建议，收件箱只应用于接收新邮件，处理完的邮件，该归档的归档，该删除的删除，目标是让收件箱经常保持或接近“零邮件”状态。

使用“四次处理法”处理邮件。 不要只是阅读邮件，然后留在那里，每次点开一封邮件，立即做出以下四个决定之一：

• 删除（或归档）： 如果邮件信息已无关紧要或已处理完毕。
• 委派： 如果需要他人处理，转发后即可归档，并做好跟进记录。
• 立即行动： 如果回复或处理只需不到两分钟，立刻完成。
• 延期处理： 如果需要较长时间处理，将其移至“待办”文件夹或标记为未读（并设定具体处理时间）。

善用文件夹和标签进行自动化分类。 不要手动整理每一封邮件，利用邮箱的过滤器和规则功能：

• 创建规则： 可以为来自特定发件人（如老板、重要客户）或包含特定关键词的邮件自动打上标签或移动到指定文件夹。
• 将所有订阅的新闻简报自动归档到“阅读”文件夹，避免它们干扰主收件箱。

关闭新邮件通知。 不断弹出的通知是最大的干扰源之一，它会打断你的专注力，专家建议，设定固定的时间批量处理邮件，比如上午10点、下午2点、下午4点各一次，关闭桌面和手机的通知提示，你会发现工作效率显著提升。

写好邮件主题行，利人利己。 清晰的邮件主题能帮助收件人快速判断优先级，也能方便你自己日后搜索。

• 具体化： 用“[需要审核]2023Q4预算草案”代替“预算问题”。
• 标注行动： 使用“[请回复]”、“[仅供参考]”等前缀。

定期清理和“清零”。 如果收件箱已经堆积了数千封邮件，从头开始整理会让人望而却步，专家建议：

• 快速归档： 不必细读，将过去某个时间点（如三个月前）的所有邮件批量选中，统一移到一个名为“存档-[日期]”的文件夹中。
• 重新开始： 这样你的收件箱就清零了，可以从今天开始实践新的管理习惯，如果需要查找旧邮件，仍然可以通过搜索找到。

使用“稍后读”功能处理长邮件或附件。 如果收到一份需要仔细阅读的报告或长文，但当下没时间，不要让它留在收件箱里占地方，可以将其保存到“稍后读”应用（如Pocket、Instapaper）或直接下载附件到电脑的特定文件夹，然后将原邮件归档。

优化邮箱管理的关键在于改变习惯：将收件箱清零、定时处理而非随时响应、利用工具自动化分类，坚持这些简单的方法，你就能大大减少邮件带来的压力。